Productivité : techniques et outils pour maximiser votre efficacité au travail

En dirigeant une petite entreprise, vous êtes au centre de tout. Vous devez jongler avec les échéances des clients, gérer vos finances et diriger votre équipe. Très vite, l'impression que votre liste de tâches est interminable peut s’installer.

Productivité : techniques et outils pour maximiser votre efficacité au travail
Publié le :
27.5.2024

Comme dit l’adage, le temps n'a pas de prix ! En tant que ressource précieuse dans votre quotidien d’entrepreneur, sa bonne gestion est une compétence cruciale à développer. Il n'existe pas de formule parfaite ou unique pour maîtriser la gestion du temps : l’important est de développer des habitudes qui s'alignent sur votre agenda et votre rythme de travail.

Comment optimiser votre temps et être productif en tant que micro-entrepreneur

Avant même le début de votre activité, vous pouvez déjà instaurer des stratégies de gestion du temps afin d'améliorer votre productivité et votre capacité à prendre les meilleures décisions pour votre entreprise. Voici quelques pistes et bons réflexes à mettre en place dès maintenant pour optimiser votre temps ! 

Un mot essentiel : organisation

Cela peut paraître évident, mais nous ne sommes pas tous d’un naturel organisé, et cela ne doit pas apparaître comme un obstacle à votre projet entrepreneurial. L’organisation, ça s’apprend ! Et le jeu en vaut la chandelle : un plan de travail clair et un emploi du temps bien défini peut considérablement améliorer votre productivité. Si l'un ou l'autre est chaotique, il est facile de se sentir submergé. Voici quelques recommandations pour optimiser votre efficacité :

  1. Organisez votre espace de travail
    Cela implique de se séparer du superflu et de définir des emplacements précis pour les objets importants. Convertissez vos fichiers physiques en versions numériques pour gagner en espace, puis organisez-les en fonction du client ou du projet, de manière à avoir des dossiers clairs et bien rangés sur votre ordinateur de travail.

  2. Organisez votre travail
    Cela commence par la définition d’objectifs clairs et réalisables sur la semaine, le mois ou le trimestre. Développez chaque tâche en spécifiant son importance, puis concentrez-vous sur leur exécution les unes après les autres. Cette stratégie vous permet de progresser sans vous sentir dépassé et sans s’éparpiller.

  3. Identifiez les moments où vous êtes le plus productif
    En tant qu’indépendant, vous avez la chance de pouvoir adapter votre emploi du temps à votre propre rythme. Notez les moments où vous êtes le plus actif et productif. Cela pourrait être après une séance d'exercice le matin, ou au contraire tard le soir, quand les enfants sont couchés. Vous pouvez donc vous consacrer à des tâches qui demandent votre concentration maximale à ces moment-là. 

Être multi-tâche : une fausse bonne idée

Le fait de faire plusieurs tâches en même temps peut avoir l’air d’une séduisante technique pour rentabiliser votre temps au maximum. Malheureusement, c’est bien souvent le meilleur moyen de ne pas être à 100% concentré sur aucun sujet. Il est préférable de se concentrer sur une seule chose à la fois et d’organiser votre journée en fonction des tâches à faire. A vous de voir par la suite à quelle école vous appartenez : les tâches les plus ingrates en premier pour s’en débarrasser rapidement ou au contraire à la fin de la journée afin de préserver votre motivation. 

La concentration, votre première alliée

Être entrepreneur, c’est avant toute chose développer une très bonne maîtrise de soi et une rigueur vis-à-vis de ce qu’on doit accomplir. Vous l’aurez compris, pour maintenir une bonne productivité, il est essentiel de minimiser les interruptions inutiles. Alors on ne succombe pas  à l’appel d’une vidéo Youtube ou d’un épisode de série qui nous fait de l'œil depuis longtemps. Si vous avez besoin de mettre votre téléphone en mode silencieux ou même en mode avion, faites-le ! Votre zone de contrôle dépend bien sûr de vos outils de travail, votre téléphone peut être indissociable de votre activité, mais vous pouvez par exemple vous empêcher de consulter vos réseaux sociaux ou applications de messagerie privée pendant vos heures de travail. L’idée, c’est de rester motivé et concentré sans supervision externe, tout en maintenant un équilibre sain au quotidien. 

Apprenez à déléguer

Lorsque vous débutez votre entreprise, il est courant de tout gérer soi-même, et d' apprendre sur le tas des compétences en marketing, comptabilité, gestion de projet, etc. Cependant, à mesure que votre temps devient plus précieux et que votre activité grandit, la délégation va devenir incontournable pour rester productif. Vous pouvez commencer par identifier les tâches que vous souhaitez déléguer, en mettant l'accent sur celles où vous manquez de compétences. Si vous ne disposez pas du budget pour employer du personnel, recherchez des indépendants ou experts dans le domaine en question. N’hésitez pas à vous tourner vers votre réseau professionnel ou personnel pour obtenir des recommandations ! 

Accordez-vous des temps de pause

Il est évidemment nécessaire de s’autoriser aussi des moments de pause pour recharger les batteries. Travailler sans arrêt peut vous épuiser, tant mentalement que physiquement, et n’est pas productif sur le long terme. Cela peut même affecter votre créativité et réduire votre capacité à résoudre les problèmes. Et vous pourriez être surpris : les meilleures idées apparaissent souvent au détour d’un café ou lors d’une promenade en forêt. Ces moments de respiration ne sont pas forcément à passer seuls : il est aussi essentiel de passer du temps avec vos proches. Bien qu’une micro-entreprise soit un travail qui demande d’y mettre toute son énergie, avoir une vie hors de ce projet est essentiel pour tenir dans la durée. 

Des outils et applications qui simplifient la vie 

En choisissant bien vos applications de gestion du temps, votre smartphone a le potentiel de devenir un outil central de votre quotidien de micro-entrepreneur. Le but, c’est que ces outils numériques facilitent votre quotidien. Voici quelques applications qui peuvent vous aider à organiser votre temps : 

Harvest, pour une rentabilité améliorée : Si vous êtes un chef d'entreprise qui facture ses clients à l'heure, une application comme Harvest peut facilement suivre le temps que vous passez sur chaque tâche, ce qui facilite par la suite la facturation. Même si vous ne facturez pas selon le temps passé, Harvest permet de suivre le temps que prend chaque projet. Vous pouvez ainsi voir plus lucidement le temps nécessaire pour un projet et choisir une deadline plus réaliste.

Todoist, pour une vue de vos tâches quotidiennes : Si les listes de tâches traditionnelles sur papier ne sont pas votre tasse de thé, l'application Todoist vous permet de prioriser les tâches, de définir des rappels et de partager votre liste de tâches avec d'autres personnes. Comme Trello et Harvest, vous pouvez utiliser cette application aussi bien depuis votre ordinateur que depuis votre téléphone portable.

Trello, pour une gestion de projet repensée : Idéalement pensé pour le travail en équipe, Trello est un excellent choix pour les petites entreprises avec quelques employés. Vous pouvez créer des tableaux pour chaque projet et configurer des étapes-clé pour les faire avancer, ce qui vous permet de suivre les tâches du début à la fin. C'est donc aussi bien un outil de gestion de projet individuel qu’un outil de collaboration et de suivi de la productivité de vos équipes. 

Que vous soyez aux prémices de votre projet ou déjà activement enrepreneur, utiliser les bonnes ressources et adopter des techniques de gestion du temps qui s’adaptent bien avec votre quotidien vous permettra d’avancer avec plus d’aisance et de sérénité dans votre projet entrepreneurial.

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